Privacybeleid
Scouting Bos en Duin verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Bos en Duin via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy. De hierna te noemen persoonsgegevens worden nooit aan derden verstrekt.
Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier. Alleen deze informatie zal worden opgeslagen (zie bijlage 1: inschrijfformulier). De ledenadministratie (gegevensbeheerder) heeft enkel inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie op het inschrijfformulier verwijderd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. Deze gegevens zijn zelf in Scouts online (SOL) na te zien. Hier kunnen deze ook aangepast worden. Meld deze aanpassingen wel aan het leidingteam.
Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Bos en Duin hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst als hardcopy die per activiteit dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van de activiteit vernietigd.
Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Bos en Duin mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.
Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een registratieformulier. De ingeleverde formulieren worden zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier wordt na afloop van de activiteit vernietigd. Er worden alleen persoonsgegevens geregistreerd die noodzakelijk zijn voor de aanmelding voor de desbetreffende (groeps)activiteiten.
Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren ontvangen leden een brief met een betalingsverzoek. De contactgegevens hiervoor staan geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van Bos en Duin heeft inzicht in de financiële gegevens.
Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.
Online media
Beeldmateriaal
Scouting Bos en Duin maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Bos en Duin en als herinnering. Bij de registratie van een lid wordt deze tevens gevraagd akkoord te gaat met alle onderdelen van het Privacybeleid (onder andere: het maken & plaatsen van beeldmateriaal van het betreffende lid). Toestemming is altijd in te trekken. Beeldmateriaal zal niet worden verstrekt aan derden en alleen worden gebruikt voor promotionele doeleinden op onze website en bij onze scoutinggroep betrokken social media platformen.
Locatie Privacybeleid
Het privacybeleid van Scouting Bos en Duin is terug te vinden via www.scoutingbosenduin.nl en op te vragen via het bestuur op: scoutingbosenduin.info@gmail.com
Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid en inzage in gegevens
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Bos en Duin binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het bestuur (scoutingbosenduin.info@gmail.com). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.
Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG)
Het overgrote deel van de gegevens die Scouting Bos en Duin verwerkt, worden opgenomen in SOL en worden daarmee onder verantwoordelijkheid van Scouting Nederland verwerkt. Wij menen hierdoor geen eigen FG aan te hoeven stellen.
Vragen?
Wilt u meer weten over de wijze waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Of heeft u andere vragen? Dan kunt u altijd contact opnemen met de voorzitter.
Aanpassingen aan het privacybeleid
Wij behouden ons het recht voor dit privacybeleid aan te passen. Als er grote wijzigingen worden aangebracht, zullen wij daarover met betrokkenen communiceren.
Onderaan deze privacyverklaring vindt u de datum waarop deze versie van de privacyverklaring tot stand is gekomen.
Bijlage 1: inschrijfformulier
Datum huidige versie april 2019